Agile Tools für Teams Wie man agile Teams mit den richtigen Tools stärken kann

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Vorhaben erfolgreich umzusetzen und sich gleichzeitig an die sich rasch ändernden Anforderungen anzupassen. Zwei Hauptgründe dafür sind, dass Prioritäten nicht klar festgelegt sind und die Teams oft nicht auf dem gleichen Stand sind, sodass Teammitglieder nicht an einem Strang ziehen. Dementsprechend entstehen Verzögerungen und Missverständnisse und das Unternehmen hat Schwierigkeiten, die Ziele erfolgreich zu erreichen.

Die Nutzung von agilen Methoden wie Scrum, Kanban und DevOps hat sich in dieser Hinsicht für agile Teams als vorteilhaft erwiesen. Sie verbessern ihre Fähigkeit, auf sich ändernde Anforderungen zu reagieren und erhöhen sowohl die Release Geschwindigkeit als auch die Transparenz. Darüber hinaus verbessert sich die Arbeitsmoral der Teams durch autonomes Arbeiten und die Produktivität durch klare Prioritätensetzung und teamübergreifende Kommunikation.

Aber wenn das Team mit den richtigen agilen Tools ausgestattet ist, können diese Vorteile noch verstärkt werden. Spezielle agile Tools unterstützen die Einhaltung agiler Prinzipien und Praktiken, erleichtern die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team, halten alle relevanten Informationen bereit und helfen, manuelle Prozessschritte zu reduzieren. Während agile Tools für Remote-Teams unerlässlich sein können, bieten sie auch für agile Teams, die an einem festen Standort zusammenarbeiten, große Vorteile.

Definition: Was sind agile Tools?

Agile Tools sind digitale Systeme und Plattformen für agiles Projektmanagement, Aufgabenverfolgung, Zusammenarbeit, Kommunikation, Dokumentenablage und Automatisierung. Agile Tools unterstützen Mitarbeiter bei der Aufteilung komplexer Aufgaben, schaffen Transparenz, unterstützen die Priorisierung und ermöglichen eine einfache Fortschrittsverfolgung im Team. Darüber hinaus integrieren und digitalisieren agile Tools grundlegende agile Prinzipien und setzen sie in verschiedene Funktionen wie Scrum Backlog, Kanban Board, automatisierte Workflows, virtuelle Räume und Collaborations-Tools um. Diese Tools bieten eine strukturierte Plattform für einen modernen Arbeitsplatz und sind heute unverzichtbar.

Was sind agile Methoden?

Agile Methoden sind ergebnisorientierte und iterative Ansätze, die überall angewendet werden können – von strategischen Aktivitäten, Projektmanagement, Softwareentwicklung bis hin zu täglichen Routineaufgaben. Ihr Ziel ist es, ein Umfeld zu schaffen, das den Kundennutzen maximiert und es den Teams ermöglicht, schnell auf Veränderungen zu reagieren. Im Gegensatz zu traditionellen Methoden liegt der Schwerpunkt auf enger Zusammenarbeit, kurzen Feedback-Zyklen, kontinuierlicher Lieferung von Arbeitsinkrementen und regelmäßiger Anpassung basierend auf Kundenfeedback. Zu den bekannten agilen Methoden gehören Scrum, OKR, Kanban, DevOps, SAFe – wobei Scrum seit Jahren führend ist. Agile Methoden vermitteln einen inkrementellen und iterativen Ansatz für eine flexible und anpassungsfähige Arbeitsweise, die gleichzeitig die Mitarbeiter befähigt und motiviert. Durch die Anwendung agiler Methoden z.B. im Projektmanagement können Teams effektiver zusammenarbeiten, Kundenbedürfnisse besser erfüllen und schneller hochwertige Ergebnisse liefern.

Wo werden agile Tools angewendet?

Im folgenden Abschnitt zeigen wir, welche agilen Tools für verschiedene Anwendungsfälle am besten geeignet sind. Es wird ein Überblick über die verschiedenen agilen Tools gegeben und ihre jeweiligen Einsatzbereiche werden anhand konkreter Tool-Beispiele erläutert. Dies gibt Ihnen einen Einblick in die Vielfalt der verfügbaren agilen Tools und hilft Ihnen herauszufinden, welche Tools am besten zu Ihren spezifischen Anforderungen passen.

Zielplanung mit OKRs

OKRs (Objectives and Key Results) sind ein wichtiges Tool für die Planung und Umsetzung der Unternehmensziele. Um die Umsetzung und Erreichung von OKRs zu vereinfachen, gibt es verschiedene Tools, die Unterstützung bieten. Einige der bekanntesten Tools in diesem Bereich sind Workpath oder Mooncamp.

Workpath ist eine innovative Softwarelösung, die es Unternehmen ermöglicht, ihre strategischen Ziele effizient zu planen, zu verfolgen und umzusetzen. Workpath zeichnet sich durch umfangreiche Funktionen (z.B. Projektverwaltung, Analytics Suite, Portfolio Management) und zahlreichen Integrationen (z.B. JIRA, MS Teams) aus, ist daher besser für große Organisationen und Enterprises geeignet.

Ein Tool, welches durch schlankes Funktionsumfang und einfache Handhabung bei einem eher günstigen Preis auszeichnet, ist Mooncamp. Dieses Tool ist für kleine als auch mittlere Teams und sowohl für OKR-Anfänger als auch Fortgeschrittene geeignet. Es ist auch mit weiteren agile Tools wie MS Teams, Slack, Azure integrierbar.

Alle diese Tools bieten die Möglichkeit, Ziele zu definieren, Verantwortlichkeiten zuweisen, Fortschritt zu verfolgen und Erfolgsaussichten zu bewerten, was die Umsetzung von OKRs erleichtert und die Erreichung der Unternehmensziele unterstützt. Für einen tieferen Einblick zum effektiven Einsatz von OKRs lesen Sie unseren Blogbeitrag Agile Strategie mit OKRs.

OKR-Planung in Mooncamp

Teamkommunikation

Offene Kommunikation und Kollaboration sind die Eckpfeiler von Agile. Traditionell wurden agile Teams ermutigt, gemeinsam zu arbeiten und die Kommunikationswege direkt und kurz zu halten. Kommunikationstools wie Slack und Microsoft Teams halten sich an dieses Prinzip. Sie bieten spezielle Teambereiche und organisieren Unterhaltungen in themenbezogenen Kanälen. Teammitglieder können je nach Bedarf ein- und austreten. Relevante Teammitglieder können direkt markiert werden und die Konversation kann in separaten Threads fortgesetzt werden, wenn sie nur für einige wenige Teammitglieder relevant ist. Das nennt man osmotische Kommunikation – wenn die Kommunikation „nebenbei“ passiert und auf effiziente Weise viel Zeit spart. Insgesamt macht dies die Kommunikation wesentlich zielgerichteter und reaktionsschneller als herkömmliche E-Mail-basierte Absprachen. Darüber hinaus unterstützen diese agile Tools die Freigabe von Dateien, die Bildschirmfreigabe, Calls und Teamkonferenzen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im nächsten Abschnitt.

Team Zusammenarbeit in Slack

Live Zusammenarbeiten

Eine weitere Herausforderung bei remote und hybriden Meetings agiler Teams ist die Live-Zusammenarbeit. Wie kann man die Magie des Zusammenseins im selben Raum erzeugen und die Kreativität fließen lassen? Und noch wichtiger: Wie kann allen die Möglichkeit gegeben werden, sich zu äußern und die Ergebnisse sofort und gemeinsam anzusehen?

Die Integration von agilen Tools für die Live-Zusammenarbeit in Remote-Meetings ist hier hilfreich. Mit Whiteboards bietet Microsoft Teams eine integrierte Whiteboard-Lösung, die es ermöglicht, Ideen aus der Ferne und in Zusammenarbeit zu skizzieren. Alternativ können Kollaborationslösungen wie Miro eingesetzt werden. Miro ist ein webbasiertes Tool, mit dem agile Teams in einem gemeinsamen Raum in Echtzeit zusammenarbeiten können, indem sie Notizen, Sticker und Kommentare anhand vordefinierter Vorlagen hinzufügen, eigene Dokumente hochladen oder mit einem Blanko-Whiteboard beginnen. Sie können sich das wie eine endlose digitale Metaplanwand vorstellen, die wir alle noch aus der Vergangenheit kennen – nur kreativer, schöner und nachhaltiger.

Darüber hinaus ermöglichen spezifischere Lösungen wie Mentimeter, Kahoot oder Aha-Slides Remote-Meetings mit interaktiven Umfragen, Quizes und Wortwolken zu bereichern und können zur kreaitven Ideenfindung oder zur Sammlung von Feedback in retrospektiven Meetings verwendet werden.

Kreative Zusammenarbeit in Miro

Online Workshops und Meetings

In virtuellen Workshops oder in Abstimmungen vor Ort enthüllen Körpersprache und Mimik unausgesprochene Worte, die direkt angesprochen werden können. In einer hybriden Umgebung kann es jedoch eine Herausforderung sein, subtile Signale zu lesen und alle in die Diskussion einzubeziehen.

Wenn man sich während einer Konferenz sieht, werden virtuelle und hybride Workshops viel ansprechender. Remote-Konferenzlösungen, wie sie in Microsoft Teams integriert sind oder von Google Hangouts bereitgestellt werden, bieten Videokonferenz- und Dokumentenaustauschfunktionen. Obwohl die maximale Teilnehmerzahl vom abonnierten Lizenzplan abhängt, sollten diese Tools die Anforderungen kleiner agiler Teams an Meetings voll erfüllen.

Spezielle Event-Hosting-Lösungen wie Microsoft Teams Live Events können auch große All-Hands-Meetings und Webinare in skalierten Umgebungen mit verbesserter Kontrolle über Video- und Audio-Interaktion ermöglichen. Eine alternative Lösung wie Zoom lässt sich noch schneller einrichten, sollten aber vor dem Einsatz in sensiblen Umgebungen unter Sicherheitsaspekten sorgfältig geprüft werden. Alle diese Lösungen bieten zusätzliche Funktionen wie live Q&As, Polls und Umfragen.

Virtuelle Workshop und Meeting in Microsoft Teams

Gemeinsame Dokumentenbearbeitung

Das Hin- und Herschicken von Dokumenten bei der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten ist äußerst ineffektiv und kann schnell zu Versionskonflikten und Wissenssilos führen.

Leichtgewichtige und etablierte Lösungen wie MS Teams, Dropbox Paper oder Google Docs unterstützen speziell die gleichzeitige Bearbeitung und Kommentierung gemeinsam genutzter Dokumente und machen Änderungen für Teammitglieder sofort sichtbar. Microsoft Office 365-Dokumente – wenn sie an gemeinsamen Speicherorten wie SharePoint oder OneDrive gehostet werden – ermöglichen ebenfalls die gleichzeitige Bearbeitung, die Verfolgung von Änderungen und die automatische Versionskontrolle. Auch wenn die Bedienung noch nicht so reibungslos ist wie bei Dropbox Paper und Google Docs, könnte dies der bevorzugte Ansatz für alle Teamdokumente sein, wenn bereits eine Microsoft Teams Umgebung (und ein zugehöriges SharePoint) vorhanden ist.

Gleichzeitige Bearbeitung in Google Docs

Dokumentenmanagement

Dokumentenverwaltungssysteme sind wichtig, um die Organisation und Zugänglichkeit von Dokumenten in einem Unternehmen zu verwalten. Einige der wichtigsten Tools in diesem Bereich sind OneDrive, Google Drive oder Dropbox.

OneDrive bietet einen umfassenden Cloud-Speicher für die Dokumentenverwaltung, mit dem Benutzer Dokumente erstellen, strukturiert speichern und sicher freigeben können. Es bietet auch erweiterte Funktionen wie Versionsmanagement und die Möglichkeit, Dokumente für bestimmte Benutzergruppen freizugeben, und ist am besten für Unternehmen geeignet, die bereits viele Microsoft-Dienste nutzen.

Google Drive ist ein kostenloses Goolge-natives Dokumentenverwaltungstool, das es Benutzern ermöglicht, Dokumente in der Cloud zu speichern, nach Bedarf zu organisieren und zu teilen. Außerdem haben Benutzer die Möglichkeit, Dokumente in Echtzeit zu bearbeiten und dadurch effizient zusammenzuarbeiten.

Dropbox ist sehr gut mit Google Drive vergleichbar. In Bezug auf die Sicherheit liegt Dropbox knapp vor Google Drive, aber auch die einfachere Freigabe von Dateien und die schnellere Synchronisierung machen Dropbox zu einem besseren Service, insbesondere für diejenigen, die gemeinsam an vielen Dokumenten arbeiten.

Zusammengefasst bieten alle drei Dokumentenmanagementsysteme unverzichtbare Funktionen, um die strukturierte Organisation und einfache Zugänglichkeit von Dokumenten sicherzustellen. Wählen Sie das Tool, das am besten zu Ihren Anforderungen passt, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente immer sicher und verfügbar sind.

Dokumentenmanagement in OneDrive

Projekte umsetzen und Aufgaben tracken

Eine andere wichtige Aufgabe für ein agiles Team ist das tägliche Tracking der Aufgaben, die erforderlich sind, um das Projektziel zu erreichen und den Product Backlog „abzubauen“.

Jira ist ein leistungsstarkes Tool für die Verwaltung von Software Entwicklungsaufgaben (User Stories, Features, Tests). Es ermöglicht es, Projekte in sprints zu planen, Aufgaben zu organisieren, den Fortschritt zu verfolgen und Berichte zu erstellen. Jira ist besonders nützlich für Projekte, bei denen es um die Identifizierung von Fehlern in Software oder Produkten oder die Entwicklung völlig neuer Funktionen geht.

Ein leichtes virtuelles Aufgabenmanagement-Tool ist Microsoft Planner. Es ermöglicht die visuelle Erfassung von Aufgaben in Kacheln (Kanban-Board), die Organisation in verschiedenen Kategorien und die Zuweisung an Teammitglieder. Diese Lösung eignet sich am besten für Business-Teams (HR, Marketing, Vertrieb, Betrieb usw.), die nicht so viele technische Funktionen benötigen wie IT-Teams. Darüber hinaus kann MS Planner mit Microsoft Todo kombiniert werden, was nichts anderes als eine individuelle Aufgabenliste ist, die automatisch alle einer Person zugewiesenen Aufgaben zusammenstellt und so hilft, den Überblick zu behalten.

In fortgeschrittenen agilen Szenarien und insbesondere in Setups, die eine erweiterte DevOps-Unterstützung erfordern, sollten Sie den Einsatz von speziellen DevOps-Umgebungen wie Azure DevOps oder Jira in Betracht ziehen. Beide Lösungen bieten ebenfalls Sprint Boards, ermöglichen aber darüber hinaus eine starke Integration mit Versionskontrollsystemen, Testmanagement, Testing und Unterstützung für die automatische Bereitstellung. Außerdem bieten sie strategische Funktionen für die Planung des Produkt-Backlogs und der Roadmap sowie die Integration mehrerer agiler Teams in skalierten Umgebungen (SAFe). Schließlich bieten sie ausgefeilte Dashboard-Funktionen, die den Sprint-Fortschritt und agile KPIs von überall aus sichtbar machen.

Backlog Management in Azure DevOps

Automatisierung von Arbeitsabläufen

Wiederkehrende manuelle Routineaufgaben können zeitaufwendig sein und agile Teams von ihren eigentlichen Aufgaben ablenken. Moderne Automatisierungslösungen wie Zapier oder Microsoft Power Automate helfen dabei, die Arbeitsabläufe agiler Teams zu automatisieren.

Beide sind als „Low-Code“- Lösungen eingerichtet und ermöglichen die Erstellung von Automatisierungsabläufen in visuellen Umgebungen durch die Kombination vordefinierter Auslöser, Steuerelemente und Aktionen. Power Automate ist besonders stark in Szenarien, die verschiedene Microsoft-Produkte (z.B. SharePoint, Planner, OneDrive) kombinieren, während Zapier ein reichhaltiges Portfolio von Drittanbieter-Tools (z.B. Dropbox, Trello, Slack, Google Docs) für die Integration bietet.

In jedem Fall bieten beide Tools umfangreiche Unterstützung für die Automatisierung von vielen Workflows-Szenarien, z.B. die Benachrichtigung des Teams, wenn neue Aufgaben erstellt wurden, das automatische Hinzufügen neuer Aufgaben zu Teamboards oder die Verarbeitung von Ergebnissen, die in Formularen übermittelt wurden. Die Integration von KI-Komponenten in diese Abläufe eröffnet noch weitergehende Szenarien.

Automatisierung von Arbeitsabläufen in Microsoft Power Automate

Agile Tools – Fazit

Unabhängig davon, ob Ihre agilen Teams an einem festen Standort oder verteilt sind, können agile Tools die Effizienz erheblich steigern, die Zusammenarbeit verbessern und die Transparenz über den aktuellen Arbeitsfortschritt und die erzielten Ergebnisse erhöhen. Im Unternehmenskontext und vor allem, wenn Sie sich bereits auf Microsoft-Produkte verlassen, sollten Sie das Angebot agiler Tools wie Microsoft Teams, Planner, Azure DevOps weiter erkunden und nur für bestimmte Anwendungsfälle zusätzlich Tools von Drittanbietern in Betracht ziehen (z.B. Mentimeter für Umfragen). Microsoft bietet eine solide Integration zwischen seinen Tools und kann die Sicherheitsanforderungen des Unternehmens besser erfüllen als alternative Tools. Wenn Sie lieber eine „Best-of-Breed“-Strategie verfolgen möchten, dann gibt es zahlreiche hochfunktionale und benutzerfreundliche Alternativen wie Slack, Trello oder Zapier.

Häufige Fragen

Welche agilen Methoden sind für die Einführung von agile Tools erforderlich?

Bevor agiles Tools eingeführt werden, sollten die Teams die Prinzipien und Praktiken agiler Methoden verstehen und anwenden können. In jedem Fall sollte Ihre Strategie für agile Tools Ihre Reise zur Einführung agiler Methoden begleiten, ihr aber nicht vorausgehen. Um das Potenzial agiler Tools auszuschöpfen, muss eine gewisse Grundlage zu agilem Arbeiten geschaffen werden, bevor Sie weitergehen können.

Welche agilen Methoden sind am weitesten verbreitet?

Design Thinking

Der Design Thinking Prozess ist ein iterativer Prozess, der es ermöglicht, schnell Lösungen zu entwickeln und zu testen. Es ermutigt auch die Zusammenarbeit und die Beteiligung von Nutzern und Stakeholdern in jedem Schritt des Prozesses, was dazu beiträgt, dass die entwickelte Lösung relevant und nützlich für die Nutzer ist.

Scrum

Scrum ist eine der am weitesten verbreiteten agilen Methoden, die sich auf die Zusammenarbeit von cross-funktionalen Teams, kurzen Iterationen (Sprints) und fertige Ergebnisse (Inkremente) konzentriert. Im Zentrum steht das Scrum-Team, das durch die Zusammenarbeit von drei Rollen – Schur Master, Product Owner und Dev Team – weitgehend autonom agiert.

Kanban

Kanban ist eine Aufgabenmanagement Methode, die sich auf die Steuerung von Arbeitsflüssen, Reduzierung von Verschwendungen und die Optimierung von Kernprozessen konzentriert. Im Mittelpunkt der Kanban-Methode steht die Visualisierung von Arbeitsprozessen, bei der auch kleinste Arbeitsschritte und deren Fortschritt im Prozess visuell dargestellt werden können.

Welche agile Tools sind am besten für meine Organisation geeignet?

Wie sie sehen gibt eine Fülle an agilen Tools auf dem Markt, die alle ihre eigenen Stärken und Schwächen haben. Es kann daher schwierig sein, das richtige Tool für Ihr Unternehmen auszuwählen. Eine individuelle Beratung kann in diesem Fall von unschätzbarem Wert sein, um sicherzustellen, dass das ausgewählte Tool Ihren Anforderungen entspricht und Ihnen dabei hilft, Ihre Projekte erfolgreich abzuschließen. Durch die individuelle Beratung werden Sie in der Lage sein, das richtige Tool auszuwählen und sicherzustellen, dass es Ihnen dabei hilft, Ihre Projekte erfolgreich abzuschließen und Ihre Ziele zu erreichen. Mehr Informationen hierzu finden Sie auch in unserem Blogbeitrag Agile Coach – Treiber der agilen Transformation.

Wie können Sie die agile Transformation Ihres Unternehmens vorantreiben?

Sie befinden sich mitten in der agilen Transformation oder stehen erst am Anfang? Hier erfahren Sie, wie unsere agilen Assets Ihnen helfen können, den nächsten Schritt zu machen:

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