Was ist ein Business Glossar? Lernen Sie Nutzen und Aufbau kennen und wie Sie ein Business Glossar erstellen

Ein Business Glossar (engl. Business Data Glossary / Business Glossary) ist eine Übersicht aller wesentlicher Geschäftsbegriffe und -definitionen im Unternehmen. Es unterstützt Unternehmen dabei eine gemeinsame Sprache zu sprechen. Es stellt ein einheitliches Verständnis über alle relevanten Datenobjekte im Unternehmen sicher und ermöglicht einen einfachen Start in das Datenmanagement. Neben einem Data Catalog, einer Data Quality Management Lösung und dem Tracking von Datenmangement KPIs, ist das Business Glossar ein wichtiges Tool, welches in einem fortgeschrittenen Datenmanagement nicht fehlen sollte (siehe nachfolgende Abbildung).

Wichtige Arten von Datenmanagement Tools (Auswahl)

Wir zeigen in diesem Beitrag, was ein Business Glossar ist, welche Vorteile es hat, wie es sich zu anderen Datenmangement Tools abgrenzt und wie ein Business Glossar erstellt wird.

Was ist ein Business Glossar?

Als wichtiges Tool im Datenmanagement listet ein Business Glossar alle wesentlichen Business Datenobjekte auf, die im Geschäftsalltag benötigt werden. Es abstrahiert dabei bewusst von der technischen Umsetzung dieser Daten in Systemen und Datenbanken. Ein Business Glossar ist daher eine Sammlung der wichtigsten Geschäftsbegriffe und deren Definitionen, die ein Unternehmen im Geschäftsalltag benötigt. Es stellt ein einheitliches Verständnis unter allen Mitarbeitenden und zwischen den Geschäftsbereichen sicher.

In vielen Unternehmen herrscht heute noch kein einheitliches Verständnis, wenn es um wichtige Geschäftsbegriffe bzw. Datenobjekte geht. Ein typisches Beispiel sind Kundendaten. Während das Marketing den Begriff „Kunde“ als Einzelperson interpretiert, versteht das Controlling darunter ggf. auch andere Unternehmen oder Geschäftspartner. Durch die Verwendung eines Business Glossars kann sichergestellt werden, dass alle Bereiche im Unternehmen verstehen, was genau unter dem Begriff „Kunde“ gemeint ist – und was nicht.

Die Erstellung und Pflege eines Business-Glossars ist die Verantwortung der Business-Bereiche im Unternehmen. Sie sind auch die Hauptnutzer eines Business Glossars. Die IT und technische Datenrollen nutzen hingegen eher Tools wie den Datenkatalog. Wir stellen später diese beiden Tools gegenüber.

Neben Begriffsdefinition listet eine Business Glossar in der Regel auch die wesentlichen Attribute eines Business Datenobjekts auf uns beschreibt diese ebenfalls. Darüber hinaus kann es Informationen dazu enthalten, wer für die strategische (Data Ownership) und operative (Data Stewardship) Verwaltung der Daten zuständig ist. Und es kann Klassifizierungen (z.B. Relevanz bzgl. personenbezogener Daten) und Gruppierungen (z.B. Zugehörigkeit zu Business Bereichen) der Daten enthalten.

Welche Vorteile hat ein Business Glossar für Unternehmen?

Einheitliches Datenverständnis

Das Business Glossar trägt dazu bei, die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden im Unternehmen zu vereinfachen. Es stellt sicher, dass alle Personen ein einheitliches Verständnis haben, wenn es um unternehmensspezifische Begriffe und Datenobjekte geht. Ein Business Glossar zeigt zudem auf, wie und auf welch Art und Weise die Begriffe miteinander verbunden sind und durch welche Kerneigenschaften ein Datenobjekt beschrieben wird.

Richtig aufgesetzt, stellt ein Busienss Glossar sicher, dass es ein einheitliches, dokumentiertes und untereinander konsistentes Verständnis aller Datenobjekte im Unternehmen gibt. Das Business Glossar ersetzt informelle vorhandene Begrifflichkeiten und verteilte Begriffdefinitionen durch eine abgestimmte, zentral verfügbare Begriffbasis.

Dateneffizienz in der Produkt- und Serviceentwicklung

Gerade bei der Entwicklung digitaler Produkte und Services kann ein Business Glossar von großer Hilfe sein. Ein wesentlicher Vorteil eines Business Glossars ist die effiziente Abstimmung von Datenanforderungen zwischen allen Beteiligten. Durch klare abgestimmte Begrifflichkeiten im Business Glossar, können sich alle Beteiligte schnell darauf verständigen, welche Daten betroffen bzw. notwendig sind.

Datenanforderungen können konkreter abgeleitet und die Wahrscheinlichkeit von teuren Änderungen später im Umsetzungsprozess sinkt. Dieser Vorteil kann noch weiter verbessert werden, indem die Datenobjekte auf die fachlichen Geschäftsbereiche („Business Domains“) abgebildet werden, in denen sie primär benötigt und verändert werden.

Wird das Business Glossar mit einem Datenkatalog verknüpft können Anwender auf weitere Informationen insbesondere zur technischen Verwendung von Daten zugreifen. Diese hilft Datenanforderungen noch schneller und detaillierter zu bearbeiten.

Bessere Datenverantwortung

Ein Business Glossar unterstützt den Aufbau der für das Datenmanagement wichtigen Datenverantwortung (Data Governance). Es hilft strategische (Data Ownership) und operative (Data Stewardship) Verantwortung für Datenobjekte festzulegen und nachzuhalten. Anwendern erlaubt dies gezielt auf die jeweiligen Personen bei Rückfragen zuzukommen.

Diese Datenverantwortung ermöglicht es, Daten im Unternehmen losgelöst von Bereichen und Systemen zu sehen, sondern als gemeinsames „Asset“ für das gesamte Unternehmen. Dies unterstützt die Vermeidung von Datensilos und ermöglicht eine bessere Entwicklung und Nutzung der Daten.

Kundendaten beispielsweise, können im CRM- und ERP-System liegen und werden von unterschiedlichen Abteilungen wie dem Marketing, Sales und der Buchhaltung verwendet. Die Verantwortung (Data Ownership) für die Kunden sollten dann in einem Bereich (z.B. Sales). Der Data Owner aus dem Sales-Bereich koordiniert die Datennutzung und -entwicklung führend mit den anderen Bereichen.

Der Data Owner stimmt sich auch operativ mit den technisch für die Daten verantwortlichen Personen, den Data Stewards, ab. Häufig gibt es mindestens einen benannten Data Steward für jedes Kernsystem (z.B. CRM oder ERP). Die Data Stewards sind erster Ansprechpartner für technische Anfragen aus dem Business und Maßnahmen zur Verbesserung der Datenqualität in den Systemen.

Datenschutz & Compliance

Ein Business Glossar kann Unternehmen helfen Datenschutz & Compliance Richtlinien besser einzuhalten und auf entsprechende Anforderungen schneller zu reagieren. Die Datenverantwortlichen können im Business Glossar festhalten, welche Daten zum Beispiel DSGVO-relevante Informationen enthalten.

Die Anwendungsverantwortlichen und Data Stewards können so in den datenführende Systemen sicherstellen, dass die Daten adäquat abgesichert und der Datenzugriff ausreichend geregelt ist. Im Fall von Sicherheitsbedrohungen können sensitive Daten schnell identifiziert und Maßnahmen ergriffen werden.

Vergleich Business Glossar und Datenkatalog

Ein Business Glossar wird häufig zusammen mit einem Datenkatalog verwendet. Beide Datenmanagement Tools ergänzen sich, haben jedoch unterschiedliche Aufgaben und Funktionen.

Business Glossar

Wie der Name bereits gesagt, ist das Business Glossar ein Tool von und für die Business-Bereiche. Es wird von den Fachbereichen erstellt und gepflegt. Enthalten sind Business-Datenobjekte und deren Definitionen. Ein Business Glossar stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden das gleiche Verständnis über die Datenobjekte haben, und es legt die strategische und operative Verantwortung (Date Ownership) fest.

Ein Business Glossar abstrahiert von der technischen Umsetzung der Daten in System und Datenbanken. Im Business Glossar steht die logische und semantische Bedeutung der Daten im Vordergrund – so wie sie im operativen Tagegeschäft verwendet werden.

Die typischen Anwender sind Data Owner, Data Stewards und die jeweiligen Business- & Daten Analysten der Fachbereiche.

Vergleich Business Glossar und Datenkatalog (exemplarisch)

Datenkatalog

Ein Datenkatalog (engl.: Data Catalog) ist eine Bibliothek aller sich im Unternehmen befindenden Datenressourcen. Ein Datenkatalog enthält Informationen wie den Namen der Datenquelle, den Speicherort, ihre Struktur, ihre Datentypen, Änderungen sowie die Beziehungen zwischen verschiedenen Datenquellen, auch in graphischer Form. Mit fortgeschrittenem Reifegrad der Datenmanagement Aktivitäten unterstützt ein Datenkatalog die Übersicht über alle Datenressourcen zu behalten und schnelle relevante Datenquellen zu identifizieren.

Während eine Business Glossar in der Regel manuell durch die Fachbereiche erstellt wird, erlauben viele Datenkatalog Lösungen das automatische Identifizieren und Registrieren von neuen Datenressourcen sobald z.B. ein neues System oder eine Cloud-Umgebung angebunden ist.

Integration von Business Glossar & Datenkatalog

Ein deutlicher Mehrwert ergibt sich, wenn Business Glossar und Datenkatalog miteinander verbunden werden. So können die Geschäftsbegriffe des Business Glossars den Quellsystemen zugeordnet werden, die die zugehörigen Daten verwalten.

So kann dann z.B. über eine Data Lineage angezeigt werden, in welchen Systemen und Datenquellen Kundendaten verwaltet werden oder wo Kundenemails abgelegt sind.

Data Lineage am Beispiel des Fachbegriffs „Customer“ (exemplarisch)

Aufbau eines Business Glossars

Ein Business Glossar ist im Wesentlichen eine Liste der Business Datenobjekte eines Unternehmens. Jedes Business Datenobjekt enthält eine klare Definition und ggf. Beispiele wie und in welchem Kontext der Fachbegriff verwendet wird. Darüber hinaus enthält das Business Glossar mitunter Referenzen zu anderen verwandten Business Datenobjekten, Gruppierungen (z.B. aller Marketing-Begriffe), Klassifizierungen (z.B. bzgl. der Schutzbedürftigkeit der Daten) und Informationen zur Datenverantwortung (z.B. den zuständigen Data Owner).

Die nachfolgende Darstellung zeigt eine Beispielansicht eines Business Glossars.

Beispiel eines Business Glossar Tools (Auszug)

Neben den eigentlichen Datenobjekten empfiehlt es sich häufig auch im Business Glossar wesentliche Eigenschaften (Attribute) der Geschäftsobjekte festzulegen, die unabhängig von der technischen Umsetzung, übergreifend abgestimmt sein sollten.

Das kann z.B. die Kunden-ID und der Titel für das Kunden-Datenobjekt sein, wie die nachfolgende Beispiel-Darstellung zeigt. So wird auch auf Ebene der Datenattribute sichergestellt, dass ein gleiches Verständnis herrscht. Sowohl intern als auch business to business (b2b) mit anderen Geschäftspartnern ist dies bereits einer der ersten Schritte um die Datenqualität zu erhöhen und Datenqualitätsregeln abzuleiten.

Beschreibung von Datenattributen in einem Business Glossar (Beispiel)

Ein Business Glossar erstellen

Ein erstes Business-Glossar zu erstellen, muss nicht mit viel Aufwand verbunden sein. Im Vorfeld sollte jedoch sorgfältig geplant werden, welche Bereiche zu involvieren sind und welche Ziele damit verfolgt werden sollen.

Die Schritte für die Erstellung einen Business Glossars können wie folgt aussehen:

1. Bereiche auswählen: Wählen Sie die Geschäfts- oder Datenbereiche aus, die beim Erstellen des Business Glossars im Fokus sein sollen. Zu Beginn bietet es sich in der Regel an mit wenigen Bereichen zu starten und „Bereich für Bereich“ vorzugehen. Das können z.B. die Kundendaten oder die Lieferantendaten sein.
2. Stakeholder auswählen und Rollen festlegen: Wählen Sie aus, wer an der Erstellung beteiligt sein soll. Es bietet sich an, dass die Beteiligten gleich in die richtige Datenmanagement Rolle hineinwachsen. D.h. es sollte je betroffenem Datenobjekt ein Data Owner ausgewählt werden und für jedes betroffene datenführende System ein Data Steward beteiligt sein. Sofern bereits etabliert, sollte die Business Glossar Erstellung durch einen Data Manager koordiniert werden. Darüber hinaus sollten Vertreter aller Bereiche eingebunden sein, die mit den relevanten Datenobjekten arbeiten.
3. Tool auswählen: Entscheiden Sie welches Tool oder welche Templates Sie für die Erstellung des Business Glossars nutzen wollen. Wie zuvor beschrieben, genügen für den Start häufig Excel-basierte Templates. Wichtig ist, dass die Struktur für Ihre Zwecke zielführend ist.
4. Datenobjekte beschreiben: Jetzt können Sie die fachlichen Datenobjekt beschreiben und klassifizieren. Das erfolgt im engen Austausch mit den Stakeholdern, die mit diesen Daten arbeiten. Wichtig ist, dass im Ergebnis alle Beteiligte Einigkeit über den Namen der Fachbegriffe, die Beschreibung und die Klassifizierung der Datenobjekte haben und dass diese konsistent mit anderen verwandten Datenobjekten abgestimmt sind.
5. Maßnahmen ableiten: Die Erstellung eines Business Glossars zeigt häufig die Notwendigkeit von Maßnahmen, um das gewonnene gemeinsame Verständnis über Datenobjekte und -attribute umzusetzen. Das können technische Maßnahmen (z.B. Anpassung von Datenfeldern) oder auch organisatorische Maßnahmen sein (z.B. Schulung von Mitarbeitern). Diese Maßnahmen müssen dokumentiert und nachgehalten werden. Data Owner und Data Manager übernehmen hier Verantwortung, ebenso wie die Data Stewards im Fall von technischen Maßnahmen.
6. Business Glossar veröffentlichen und pflegen: Das fertige Business Glossar sollte dokumentiert und allen Beteiligten Nutzern leicht zugänglich gemacht werden. Die jeweiligen Data Owner übernehmen darüber hinaus eine Menge Verantwortung dafür die Einträge aktuell zu halten und weiterzuentwickeln. Der Data Manager kann zudem sicherstellen, dass das Glossar an den richtigen Stellen zum Einsatz kommt und kontinuierlich für Mehrwert sorgt.

Fazit

Ihr Start ins Datenmanagement

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